Ny hantering av behörigheter

Från och med den 1 mars 2020 ger du som arbetsgivare själv behörighet till användare av de olika självbetjäningstjänsterna på spv.se. Det innebär också att det kommer att finnas olika roller som är kopplade till den nya hanteringen av behörigheter.

Hur den nya hanteringen inleds

För att inleda den nya hanteringen ska ni utse en behörig beställare inom din verksamhet. En behörig beställare kan vara generaldirektör, personalchef, ekonomichef, administrativ chef eller motsvarande. Skicka ett mejl med kontaktuppgifter (namn, titel/funktion, personnummer och e-post) till behorigheter@spv.se.

Den utsedda behöriga beställaren får därefter ett mejl av SPV med information om vilka arbetsgivarkoder som hen ska utse administratörer till. Via ett formulär på spv.se bekräftar behörig beställare sin roll som behörig beställare och signerar med e-legitimation eller för hand. I formuläret kan behörig beställare delegera kommande steg.

Roller i den nya hanteringen

När behörig person loggar in i självbetjäningstjänsterna kan hen utse administratörer. Antalet administratörer är valfritt, men rekommendationen är en till två administratörer. Därefter får behörig beställare och utsedda ansvariga administratörer ett mejl som verifierar att administratörerna har tillgång att hantera behörigheter. Administratörerna loggar in i självbetjäningstjänsterna och har här enkel överblick över alla användare och kan lägga till och ta bort olika behörigheter.

Hantera behörigheter från den 1 mars 2020

sjalvbetjaning_relation.png

Beskrivning av de olika rollerna

sjalvbetjaning_roll_bestallare.png

Behörig beställare hos arbetsgivare

  • Utser administratörer.
  • Kan se och göra allt som administratörer har åtkomst till.

Rekommendationen är en till två behöriga beställare per arbetsgivare. (HR-chef, ekonomichef eller motsvarande).

sjalvbetjaning_roll_administratorer.png

Ansvariga administratörer hos respektive arbetsgivare

  • Lägger till och tar bort behörigheter för användare.
  • Har överblick över alla användare och arbetsgivarkoder och dessa användares behörigheter.

Rekommendationen är en till två ansvariga administratörer per arbetsgivare. Det kan finnas behov av fler administratörer i en större organisation och kan vid behov även vara samma person som behörig beställare. Denna roll är ny för arbetsgivaren från den 1 mars 2020.

sjalvbetjaning_roll_anvandare_ny.png

Användare hos respektive arbetsgivare

  • Använder självbetjäningstjänsterna precis som tidigare.
  • Kan se vilka som är behörig beställare och administratörer hos sin arbetsgivare.
  • Användare vänder sig till administratör hos sin arbetsgivare vid behov av nya behörigheter.

Hur många användare varje arbetsgivare behöver till de olika självbetjäningstjänsterna kan variera beroende på exempelvis antal anställda, organisationsstruktur och lokalisering.

Att tänka på som arbetsgivare

Utse behörig beställare

Från och med den 1 mars 2020 ger du som arbetsgivare själv behörigheter till användare av de olika självbetjäningstjänsterna på spv.se. Starten sker via ett ifyllt formulär från behörig beställare hos varje arbetsgivare. Varje arbetsgivare utser därefter en eller ett par ansvariga administratörer av behörigheter till självbetjäningstjänsterna på spv.se. Om inte behörig beställare och administratörer utses av arbetsgivaren, kommer ändringar av behörigheter inte att fungera från och med den 1 mars 2020.

Utse administratörer till alla arbetsgivarkoder

En del arbetsgivare har flera arbetsgivarkoder kopplade till sig. De flesta är aktiva koder, men en del är även inaktiva/avslutade där det ibland kommer fakturor med behov av att se fakturaspecifikationer. SPV kommer att skicka information till den behöriga beställaren om vilka arbetsgivarkoder som arbetsgivaren har och administratör(er) ska utses till alla dessa koder. Ni måste ha minst en administratör till varje arbetsgivarkod. I en verksamhet med endast en ansvarig administratör, har administratören tillgång till alla arbetsgivarkoder, båda aktiva och inaktiva/avslutade koder.

Du som administratör går igenom behörigheter

Utsedda administratörer kan vid starten av den nya behörighetshanteringen, när de är inloggade i självbetjäningstjänsterna, se alla nuvarande användare för de arbetsgivarkoder de har behörighet att administrera. Vi rekommenderar att administratören går igenom alla användare och får en bild över vilka de är och vilka behörigheter de har. Administratörerna kan plocka bort användare som inte längre ska ha behörighet till självbetjäningstjänsterna. När ändringar görs av administratören skickas ett automatiskt mejl till berörd användare. Tänk därför på att vid behov ge kompletterande information till berörda personer när ändringar görs.

Som användare tar du kontakt med din administratör

Nuvarande aktiva användare har tillgång till självbetjäningstjänsterna precis som tidigare. Nya användare kontaktar utsedd administratör, som  lägger upp personen som användare. SPV gör inte längre denna del och tänk därför på att informera om denna nya rutin internt. SPV kan vid behov bistå med guidning till vilka utsedda ansvariga administratörer som finns hos respektive arbetsgivare och organisation.

Frågor och svar

Vad har de olika rollerna rätt att göra?

Behörig beställare hos respektive arbetsgivare
  • Utser administratörer.
  • Kan se och göra allt som administratörer har åtkomst till.
Ansvariga administratörer hos repsektive arbetsgivare
  • Lägger till och tar bort behörigheter för användare.
  • Har överblick över alla användare och arbetsgivarkoder och dessa användares behörigheter.
Användare hos respektive arbetsgivare
  • Använder självbetjäningstjänsterna precis som tidigare.
  • Kan se vilka som är behörig beställare och administratörer hos sin arbetsgivare.
  • Vänder sig till administratör hos sin arbetsgivare vid behov av nya behörigheter.

Vem är behörig beställare?

Vi rekommenderar att personalchef blir behörig beställare, men det kan även vara generaldirektör, ekonomichef, administrativ chef eller motsvarande. Den behöriga beställaren utser administratörer till självbetjäningstjänsterna.

Vad gör jag om min chef (behörig beställare) inte vill använda systemet?

Behörig beställare kan delegera handhavandet inne i självbetjäningstjänsterna. Detta görs via ett formulär på spv.se. Det är viktigt att behörig beställare är medveten om att rollen som behörig beställare och företrädare för arbetsgivaren inte går att delegera.

Kan man delegera rollen behörig beställare?

Behörig beställare kan delegera handhavandet inne i självbetjäningstjänsterna. Detta görs via ett formulär på spv.se. Det är viktigt att behörig beställare är medveten om att rollen som behörig beställare och företrädare för arbetsgivaren inte går att delegera.

Vad händer när behörig beställare slutar?

Behörig beställare är personalchef, generaldirektör, ekonomichef, administrativ chef eller motsvarande. När denne slutar behöver ni  skicka in en ny ansökan om behörig beställare via formulär på spv.se.

Vad får administratörer tillgång till i den nya hanteringen?

När en administratör är inloggad i självbetjäningstjänsterna på spv.se har hen överblick över alla användare och arbetsgivarkoder och dessa användares behörigheter. Administratörerna lägger till och tar bort behörigheter för användare.

Vem beställer behörighet  till ny användare?

Från den 1 mars 2020 vänder sig användare till en administratör hos sin arbetsgivare vid behov av nya behörigheter. Användare i respektive organisation kan inloggad se vilka som är behörig beställare och administratörer hos sin arbetsgivare.

Vad har användare tillgång till i den nya hanteringen?

Användare har fortsatt tillgång till alla självbetjäningstjänster som de har behörighet till. De kan även se kontaktuppgifter till sin administratör och behöriga beställare.

Ska man använda e-legitimation eller inte?

Som behörig beställare kan du använda e-legitimation när du signerar formuläret om att vara behörig beställare. Du kan även skriva ut ansökan och signera för hand.

Som administratör använder du e-legitimation när du loggar in för att administrera behörigheter.

Som användare använder du e-legitimation när du loggar in för att använda de olika självbetjäningstjänsterna.

Det står att SPV skickar ut ett brev i november 2019 till alla arbetsgivare. Vart inom min arbetsgivare skickas brevet?

Brevet skickas via e-post till registrator- eller infoadress hos respektive arbetsgivare.

Rensar SPV bort gamla behörigheter?

Innan den 1 mars 2020 går vi igenom de användare som inte har varit inloggade de senaste 18 månaderna. Vi tar sedan bort de användare som inte ska ha tillgång till tjänsterna (enligt nuvarande villkor finns det beskrivet att SPV har rätt att ta bort användare som inte har varit inloggade de senaste 18 månaderna). Från den 1 mars gör SPV inte det. Alla administratörer kommer då att ha överblick över sina användare och får notifieringar och påminnelser för de användare som inte har varit inloggade under 18 månader.

Tyck till om sidans innehåll

Fick du reda på det du ville veta eller fattades något? Var texten svår att förstå? Berätta för oss vad du tycker om innehållet på denna sida. Om du har frågor om din tjänstepension – kontakta vår kundservice på kundservice@spv.se eller 020-51 50 40.